Hyresgästanpassning av lokal – vem gör vad och vem betalar?

1. Vad är hyresgästanpassning?

Hyresgästanpassning betyder att en lokal byggs om eller anpassas för en ny hyresgästs verksamhet. Det kan vara allt från nya ytskikt och belysning till nya väggar, pentry, toaletter och ventilation.

2. Vad säger lagen?

Lokalhyra regleras i 12 kapitlet jordabalken, hyreslagen. Hyresvärden ska enligt huvudregeln hålla lokalen i fullt brukbart skick för det avsedda ändamålet. Men parterna kan avtala om annat, och för lokaler är det mycket vanligt att ansvaret för underhåll och anpassning regleras i avtalet.

Vanligt är att:

• Hyresgästen ansvarar för inre underhåll som golv, väggar och tak
• Hyresvärden ansvarar för övrigt underhåll, som stomme, fasad och installationer

3. Tre vanliga modeller

Vilken modell som passar beror på avtalstidens längd, hur specifik anpassningen är och företagets ekonomi.

4. Det här ska stå i avtalet

• Exakt vilka arbeten som ingår, gärna med ritning och rumsbeskrivning
• Vem som beställer och vem som betalar
• Standard och material
• Tidplan och tillträdesdag
• Vem som äger det som byggs
• Om lokalen ska återställas när hyresgästen flyttar

5. Tillstånd och regler

• Bygglov eller anmälan kan krävas vid ändrad användning, ändringar i bärande delar, brandskydd eller ventilation.
• Brandskydd och utrymning ska fungera för den nya verksamheten.
• Tillgänglighet kan behöva förbättras.
• El ska utföras av registrerat elinstallationsföretag.

Hyresvärden har ofta bra kunskap om fastighetens förutsättningar. Stäm av tidigt.

6. Tidplan

1. Behovsanalys och planskiss
2. Förhandling med hyresvärden
3. Projektering och eventuella tillstånd
4. Offerter och beställning
5. Ombyggnad
6. Kontroll och besiktning
7. Inflyttning

7. Kostnader och moms

Hyresgästanpassning ger inte ROT-avdrag, eftersom ROT gäller privatpersoners bostäder. För företag redovisas kostnaderna i bokföringen. Läs mer i renovering för företag.

8. Exempel på fördelning i avtalet

Tabellen är ett exempel. Det är alltid ert avtal som gäller.

9. Förhandla smart

• Ju längre hyresavtal, desto mer kan hyresvärden ofta tänka sig att bekosta
• Standardiserade anpassningar som går att använda för nästa hyresgäst är lättare att få hyresvärden att betala
• Mycket specifika anpassningar för din verksamhet betalar du oftast själv
• Be om att få in flera offerter på arbetena, även om hyresvärden beställer

10. Tidplan i praktiken

Hyresgästanpassningar tar ofta längre tid än man tror, särskilt om det krävs bygglov eller ändringar i ventilation. Planera tillträdesdagen med marginal och se till att avtalet säger vad som gäller om lokalen inte är klar i tid.

11. Dokumentera lokalens skick

Fotografera och dokumentera lokalens skick vid tillträdet. Det underlättar vid avflyttning, särskilt om avtalet innehåller krav på återställning.

Vanliga typer av anpassningar

• Kontor: nya mötesrum, glasväggar, akustik, belysning och pentry
• Butik: inredning, skyltfönster, belysning och lager
• Restaurang och café: kök, ventilation, avlopp och fettavskiljare, toaletter
• Klinik och salong: behandlingsrum, vatten och avlopp, ljudisolering
• Lager och verkstad: portar, el för maskiner och kontorsdel

Ju mer verksamhetsspecifik anpassningen är, desto vanligare är det att hyresgästen själv betalar den.

Vanliga frågor

Vem äger anpassningarna när hyresavtalet löper ut? Det ska regleras i avtalet. Ofta tillfaller fasta installationer fastighetsägaren, medan lös inredning tillhör hyresgästen. Ibland ska lokalen återställas, vilket kan bli kostsamt.

Kan hyresgästen anlita egen entreprenör? Det beror på avtalet. Många fastighetsägare vill godkänna entreprenören eller använda sina egna för arbeten som rör fastighetens installationer.

Hur fördelas kostnaden? Vanliga modeller är att hyresvärden bekostar anpassningen och tar ut den via hyran, att hyresgästen betalar själv, eller en kombination. Förhandla innan avtalet skrivs.

Behövs tillstånd? Ändringar i ventilation, brandskydd, el och bärande delar kan kräva bygglov eller anmälan och ska utföras av behöriga installatörer.

Gå igenom lokalen tillsammans

Gör en gemensam besiktning med fotografier innan anpassningen börjar och när hyresavtalet upphör. Det minskar risken för tvister om lokalens skick.

Planera för verksamheten

Tänk igenom arbetsflöden, förvaring, el och nätverk, belysning och akustik innan anpassningen beställs. Det är dyrare att ändra i efterhand.

Frågor att ställa hyresvärden tidigt

• Vilka arbeten får vi utföra själva och vilka utför fastighetsägaren?
• Vilka entreprenörer måste användas för ventilation, sprinkler och el?
• Vem söker eventuella bygglov och anmälningar?
• Ska lokalen återställas när avtalet upphör, och i så fall till vilket skick?
• Hur hanteras moms på anpassningar som hyresvärden utför?

Återställning

Klargör tidigt om lokalen ska återställas vid avflyttning. Står det inget i avtalet kan det bli en tvist. Spara ritningar och bilder på lokalens skick före anpassningen.

Samordna med fastighetens drift

Arbeten som påverkar ventilation, sprinkler, larm eller passersystem behöver samordnas med fastighetens drift. Kom överens om vem som kontaktar driften och när, så att larm inte går i onödan och systemen fungerar när verksamheten flyttar in.

Fixco och lokaler

Fixco utför snickeri, montering, målning och golv i lokaler i Stockholm och Uppsala, och har bland annat byggt upp ett showroom i Liljeholmen. Se våra projekt eller kontakta oss.

Källor: Lawline – hyresvärdens skyldigheter (jordabalken 12 kap.), Skatteverket