BRF-styrelsens guide: anlita hantverkare för löpande småjobb

1. Problemet med småjobben

En trasig port, en dörrstängare, en lampa i trapphuset, en läckande blandare i tvättstugan. Var för sig är det små jobb, men tillsammans tar de mycket av styrelsens tid. Utan rutin blir det ofta olika hantverkare varje gång, oklara priser och dålig dokumentation.

2. Ramavtal eller löpande beställning?

Ett ramavtal anger timpris, påslag på material, inställelseavgift, svarstider och hur jobb beställs och faktureras. Det ger förutsägbara priser och en hantverkare som lär känna fastigheten.

3. Vad ett ramavtal bör innehålla

• Timpris och eventuell utryckningsavgift
• Materialpåslag
• Svarstid och tid till åtgärd för akuta och icke akuta jobb
• Vem i styrelsen som får beställa
• Krav på arbetsorder och bilder före och efter
• Fakturering med hänvisning till arbetsorder
• Försäkring, F-skatt och behörigheter
• Uppsägningstid

4. Beställningsrutin

1. Felanmälan kommer in från medlem eller förvaltare
2. Styrelsens kontaktperson bedömer om det är föreningens ansvar
3. Arbetsorder skickas till hantverkaren med beskrivning och bilder
4. Hantverkaren utför och dokumenterar
5. Faktura attesteras mot arbetsordern

5. Föreningens eller medlemmens ansvar?

Det är viktigt att skilja på vad föreningen ansvarar för och vad medlemmen ansvarar för. Fördelningen framgår av bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Generellt ansvarar medlemmen för lägenhetens inre underhåll, medan föreningen ansvarar för till exempel stammar, gemensamma utrymmen och fasad. Läs mer i renovera bostadsrätt – regler och ansvar.

Om en hantverkare åtgärdar något i en lägenhet som är medlemmens ansvar ska kostnaden som regel inte belasta föreningen.

6. Kontrollera hantverkaren

• F-skatt via Skatteverkets tjänst Hämta företagsinformation
• Ansvarsförsäkring
• Behörigheter för el och VVS
• Referenser från andra föreningar

Läs mer i så kontrollerar du hantverkaren.

7. Dokumentera

Spara arbetsorder, bilder och fakturor per objekt, till exempel per port eller tvättstuga. Det hjälper vid nästa underhållsplanering och när styrelsen byts ut.

8. Vanliga småjobb i en förening

• Dörrstängare, portlås och postboxar
• Lampor och armaturer i trapphus och källare
• Reparationer i tvättstuga och cykelrum
• Hyllor, krokar och förvaring i gemensamma utrymmen
• Lister, trösklar och mindre golvskador
• Målning av gemensamma ytor
• Montering av anslagstavlor, skyltar och möbler

Många av dessa kan samlas till en gemensam arbetsdag, vilket ofta blir billigare än att beställa varje jobb för sig.

9. Akut eller inte akut?

Bestäm i förväg vad som räknas som akut, till exempel vattenläckage, port som inte går att låsa eller elfel. För akuta fel behövs en tydlig rutin och ett nummer som går att nå. För övriga fel räcker det att samla ihop och åtgärda vid nästa tillfälle.

10. När styrelsen byts ut

En ny styrelse behöver snabbt veta vilka avtal som finns och hur beställningar görs. Ha därför en enkel lathund med:

• Vilka ramavtal och kontakter som finns
• Vem som får beställa och upp till vilket belopp
• Var arbetsorder, bilder och fakturor sparas
• Hur felanmälan från medlemmar går till

Det gör övergången smidig och minskar risken för dubbelbeställningar.

Medlemmarnas egna jobb

Medlemmar frågar ofta styrelsen om tips på hantverkare för jobb i den egna lägenheten. Styrelsen kan gärna dela erfarenheter, men bör vara tydlig med att avtalet då är mellan medlemmen och hantverkaren. Påminn om att vissa arbeten kräver styrelsens tillstånd, till exempel ingrepp i bärande konstruktion eller ändring av ledningar för vatten och avlopp, och att föreningens ordningsregler för arbetstider gäller. Läs mer i renovera lägenheten utan att störa grannarna.

Vanliga frågor från styrelser

Måste styrelsen ta in offerter för varje småjobb? Nej, ett ramavtal med fasta villkor gör att småjobb kan beställas direkt utan ny upphandling varje gång. Ramavtalet bör upphandlas med jämförbara anbud.

Vem får beställa arbeten? Bestäm i styrelsen vem som har rätt att beställa och upp till vilket belopp. Det minskar risken för missförstånd och dubbla beställningar.

Vad gör vi om en medlem ber hantverkaren om extra arbete i sin lägenhet? Det ska vara en separat beställning mellan medlemmen och hantverkaren, och faktureras medlemmen. Skriv in det i ramavtalet.

Hur följer vi upp kvaliteten? Be om en kort rapport efter varje jobb med bilder och vad som gjorts. Gå igenom avtalet en gång om året.

En enkel beställningsrutin

1. Felanmälan kommer in från medlem eller förvaltare.
2. Styrelsens kontaktperson bedömer om det är föreningens ansvar.
3. Beställningen skickas till hantverkaren via mejl eller ett system, med beskrivning och bilder.
4. Hantverkaren bekräftar tid och pris enligt ramavtalet.
5. Efter utfört arbete kommer en kort rapport och faktura med referens till beställningen.

Dokumentation för framtiden

Spara alla rapporter och fakturor sorterade per fastighet och del, så att nästa styrelse kan se vad som gjorts och när. Det gör underhållsplanen mer träffsäker.

Utvärdera samarbetet varje år

Gå igenom ramavtalet en gång om året. Fungerade svarstiderna? Kom rapporterna in? Stämde fakturorna mot avtalet? En kort utvärdering gör det lättare att förbättra samarbetet eller byta leverantör om det behövs.

Informera medlemmarna

Berätta för medlemmarna hur de gör en felanmälan och vad som är föreningens ansvar. Det minskar antalet felaktiga beställningar och gör att småjobben hanteras snabbare.

Fixco för bostadsrättsföreningar

Fixco hjälper bostadsrättsföreningar i Stockholm och Uppsala med snickeri, montering, el och VVS i gemensamma utrymmen. Vi har funnits sedan 2015 och svarar inom 24 timmar. Kontakta oss eller jämför offerter.

Källor: Skatteverket, Byggföretagen