Renovera kontoret utan att stoppa verksamheten

1. Bestäm vad som ska uppnås

Börja med varför ni renoverar. Vanliga mål:

• Fler mötesrum eller tysta rum
• Bättre akustik i öppna ytor
• Nya ytskikt och belysning
• Ett nytt pentry eller en bättre entré
• Anpassning till nytt sätt att arbeta

Målen styr vad som ska prioriteras och vad som kan vänta.

2. Kontrollera hyresavtalet

De flesta kontor hyrs. Kontrollera vad som kräver hyresvärdens godkännande, vem som betalar och om lokalen ska återställas när ni flyttar. Läs mer i hyresgästanpassning av lokal.

3. Etapper i stället för stängt kontor

Dela upp kontoret i zoner och renovera en i taget. Personalen flyttar mellan zonerna eller arbetar hemifrån under den tid deras zon renoveras.

4. Bullriga arbeten utanför kontorstid

Rivning, borrning och slipning kan läggas på kvällar och helger. Tystare arbeten som målning och montering kan ofta göras dagtid med avskärmning.

5. Damm och säkerhet

• Avskärmning med väggar eller dammskydd mellan arbetszon och kontor
• Skydd för ventilationen
• Fria utrymningsvägar hela tiden
• Daglig städning av gemensamma ytor

6. IT, el och akustik

• Planera eluttag och nätverk tidigt, det är dyrt att ändra efteråt
• Elinstallationer ska utföras av registrerat elinstallationsföretag
• Akustikpaneler och mattor gör stor skillnad i öppna landskap, läs mer om akustikpaneler
• Tänk på skärmar och mötesteknik i mötesrummen

7. Kommunikation

Personalen behöver veta:

• Vad som händer och när
• Var de ska sitta under varje etapp
• Vem de kontaktar vid problem

En veckovis uppdatering via mejl eller intranät räcker oftast.

8. Kostnader och moms

Renovering av kontor ger inte ROT-avdrag. Momsregistrerade företag kan normalt dra av ingående moms. Läs mer i renovering för företag.

9. Exempel på tidplan för ett mindre kontor

Ett sådant schema visar alla vad som händer och när, och gör det lätt att planera möten och hemarbete.

10. Möbler och utrustning

• Bestäm tidigt vilka möbler som ska bytas och vilka som ska vara kvar
• Beställ nya möbler med leveransdatum som passar etapperna
• Planera montering av möbler och skärmar sist i varje etapp
• Ta hand om gamla möbler, till exempel återbruk eller bortforsling

11. Uppföljning

Efter renoveringen, fråga personalen vad som fungerar och inte. Små justeringar som extra eluttag, bättre belysning eller fler akustikpaneler är lätta att göra medan hantverkarna fortfarande har kunskap om lokalen.

Hållbara val

• Återanvänd möbler och material där det går
• Välj LED-belysning med styrning efter närvaro och dagsljus
• Välj material som tål slitage och går att reparera
• Sortera byggavfallet

Hållbara val sparar ofta pengar över tid och är något fler medarbetare och kunder värdesätter.

Vanliga frågor

Hur mycket stör en renovering arbetet? Det beror på planeringen. Med etappindelning, bullriga arbeten utanför kontorstid och tydlig information kan störningen hållas låg.

Måste personalen jobba hemifrån? Ibland en kortare tid, till exempel när golv byts eller när ett helt plan renoveras. Planera de perioderna i förväg.

Hur skyddas IT och utrustning? Täck för datorer och skrivare, och flytta känslig utrustning under dammiga moment. Planera omdragning av nätverk och el i samråd med IT-ansvarig.

Vem ansvarar för arbetsmiljön? Arbetsgivaren ansvarar för de anställdas arbetsmiljö och entreprenören för arbetsplatsen där arbetet utförs. Kom överens om avspärrningar, dammskydd och brandskydd.

Tydlig information till personalen

Informera personalen om tidplan, vilka ytor som berörs och vem man kontaktar vid frågor. Uppdatera löpande. Det gör att arbetet flyter och att personalen känner sig delaktig.

Etappindelning i praktiken

Dela upp kontoret i zoner och renovera en zon i taget. Flytta arbetsplatserna till en annan del av kontoret under tiden. Avsluta varje zon helt innan nästa påbörjas.

Efter renoveringen

Gör en genomgång med entreprenören, kontrollera att alla funktioner fungerar och samla dokumentation för el, ventilation och brandskydd.

Akustik i det nya kontoret

I öppna kontorslandskap stör ljud ofta mer än något annat. Ljudabsorbenter i tak och på väggar, mattor, skärmar och avskilda rum för samtal gör stor skillnad. Planera akustiken tillsammans med möbleringen.

Luft och ventilation

Fler arbetsplatser eller nya väggar kan påverka ventilationen. Kontrollera med fastighetsägaren att ventilationen räcker för det nya upplägget och att nya rum får tilluft och frånluft.

Belysning vid skärmarbete

Placera arbetsplatser så att fönster inte ger reflexer i skärmarna, och komplettera allmänbelysningen med arbetsbelysning. Ljus som kan regleras gör det lättare för alla att arbeta bekvämt.

Glöm inte förråd och teknik

Planera plats för städutrustning, förråd, skrivare och nätverksutrustning. De ytorna glöms ofta bort men behövs varje dag.

Låt personalen tycka till

Fråga medarbetarna vad som fungerar och inte fungerar i dagens kontor innan renoveringen planeras. De som arbetar i lokalen varje dag vet ofta var förvaringen saknas, var det blir för högljutt och vilka rum som aldrig används.

Tillgänglighet

Se till att entréer, toaletter och arbetsplatser blir tillgängliga för alla, och att dörrar och passager är tillräckligt breda.

Fixco och kontor

Fixco utför snickeri, montering, målning, golv och akustik i kontor i Stockholm och Uppsala, och kan arbeta kvällar och helger när det behövs. Se även monteringshjälp för företag och kontor eller kontakta oss.

Källor: Lawline – hyresvärdens skyldigheter, Skatteverket